Los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, VERI*FACTU y la factura electrónica entre empresas están relacionados, pero no son lo mismo. En esta guía explicamos qué debe revisar una pyme, qué fechas debe tener en cuenta y qué preguntas conviene hacer a su proveedor de software.
Respuesta rápida: qué debe revisar una pyme
Sistemas informáticos de facturación, VERI*FACTU y factura electrónica: no son lo mismo
Aunque suelen mencionarse juntos, responden a obligaciones diferentes.
| Concepto | Qué regula | Pregunta práctica |
|---|---|---|
| Sistemas informáticos de facturación | Cómo deben generarse y conservarse los registros asociados a la facturación. | ¿Nuestro programa genera registros íntegros, trazables e inalterables? |
| VERI*FACTU y NO VERI*FACTU | Las dos modalidades válidas de cumplimiento del reglamento de sistemas de facturación. | ¿Qué modalidad utilizará nuestra empresa y qué admite el software? |
| Factura electrónica B2B | Cómo se expiden, transmiten y reciben facturas electrónicas entre empresas y profesionales. | ¿Podemos emitir y recibir facturas estructuradas e integrarnos con el sistema previsto? |
Un registro informático de facturación no es una factura electrónica. Tampoco adoptar VERI*FACTU sustituye, por sí solo, el trabajo necesario para preparar la factura electrónica entre empresas.
¿Qué empresas deben adaptar su software y cuándo?
Los plazos de adaptación de los sistemas informáticos de facturación no son los mismos que los de la factura electrónica B2B.
Fechas para adaptar los sistemas informáticos de facturación
| Tipo de obligado | Fecha límite de adaptación |
|---|---|
| Entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades | Antes del 1 de enero de 2027 |
| Resto de obligados incluidos en el reglamento | Antes del 1 de julio de 2027 |
El ámbito de aplicación incluye excepciones y situaciones particulares. Por ejemplo, la relación con el Suministro Inmediato de Información puede afectar a la aplicación del reglamento. Conviene confirmar cada caso con el asesor fiscal y revisar la situación concreta del sistema utilizado.
Calendario de la factura electrónica entre empresas
El Real Decreto 238/2026 establece una aplicación escalonada, pero el cómputo depende de la entrada en vigor de la orden ministerial técnica de desarrollo de la solución pública.
- Doce meses después para empresas y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado ocho millones de euros en el año natural anterior.
- Veinticuatro meses después para el resto de empresas y profesionales incluidos.
¿Qué debe cumplir un sistema informático de facturación?
La regulación busca que los registros asociados a las facturas no puedan ocultarse, alterarse o eliminarse sin dejar la correspondiente trazabilidad.
Los registros deben mantenerse completos y coherentes durante todo su ciclo de vida.
Una factura o registro no debería poder modificarse de forma silenciosa. Las correcciones deben realizarse mediante los procedimientos y registros correspondientes.
El sistema debe permitir reconstruir la secuencia de generación, alta y, cuando proceda, anulación de los registros.
Los registros y la información exigida deben conservarse de forma segura durante los plazos aplicables.
La información debe poder consultarse, interpretarse y ponerse a disposición cuando resulte necesario.
Los registros incorporan mecanismos técnicos, como la huella o hash, que permiten relacionarlos con el registro anterior.
El sistema debe disponer de capacidad para exportar y transmitir los registros de facturación en el formato previsto.
El alcance concreto debe revisarse con el proveedor del software. No basta con que el programa “haga facturas”: es necesario confirmar la versión, la configuración y las funciones de cumplimiento disponibles.
Diferencias entre VERI*FACTU y NO VERI*FACTU
| Aspecto | VERI*FACTU | NO VERI*FACTU |
|---|---|---|
| Envío de registros | Se remiten a la Agencia Tributaria inmediatamente después de generarse. | No exige remisión inmediata de todos los registros. |
| Conservación | La remisión contribuye a asegurar su conservación en la sede electrónica. | Los registros se conservan en el sistema emisor. |
| Requisitos adicionales | El sistema debe preparar y remitir los registros en la forma prevista. | Requiere medidas adicionales, como firma de registros y registro de eventos. |
| Código QR | Se incorpora cuando resulta aplicable. | También se incorpora cuando resulta aplicable. |
| Verificación | El receptor puede utilizar el QR para comprobar la factura verificable. | La factura no aparece como verificable en la sede, aunque puede comunicarse. |
Las dos modalidades son válidas. La elección no debe hacerse únicamente por una preferencia técnica: conviene revisar operativa, proveedor, mantenimiento, seguridad y responsabilidades internas.
¿Es obligatorio enviar todas las facturas a la Agencia Tributaria?
No en todos los casos.
En la modalidad VERI*FACTU, los registros de facturación se remiten a la sede electrónica de la Agencia Tributaria inmediatamente después de generarse.
En la modalidad NO VERI*FACTU no se exige esa remisión inmediata, pero el sistema debe cumplir requisitos adicionales de seguridad, firma y conservación del registro de eventos.
Lo que se remite o conserva conforme a este reglamento son registros informáticos de facturación. Esos registros no son, por sí mismos, facturas electrónicas.
¿Qué papel tienen el código QR y la declaración responsable?
Las facturas emitidas mediante sistemas incluidos en el reglamento deberán incorporar el código QR en los términos establecidos cuando la obligación resulte aplicable.
Además, el productor del sistema debe disponer de una declaración responsable sobre el cumplimiento del producto y de sus versiones.
La declaración responsable no debe confundirse con una certificación pública previa de cada programa. La empresa debe solicitar al proveedor información clara sobre el producto, la versión instalada y su adaptación.
Qué cambia con la factura electrónica obligatoria entre empresas
La factura electrónica B2B no consiste únicamente en generar un PDF y enviarlo por correo electrónico.
La obligación se refiere a facturas expedidas, transmitidas y recibidas en formato electrónico estructurado, dentro del sistema previsto para empresarios y profesionales.
- Emisión en un formato electrónico estructurado admitido.
- Transmisión mediante la solución pública, plataformas privadas o una combinación de ambas.
- Recepción y tratamiento de facturas estructuradas.
- Interoperabilidad entre plataformas.
- Comunicación de determinados estados y pagos cuando resulte aplicable.
- Conservación y acceso a las facturas.
- Integración con el ERP y con los procesos contables y administrativos.
El Real Decreto 238/2026 ya establece el marco general, pero determinados elementos técnicos dependen de la orden ministerial de desarrollo de la solución pública.
Requisitos legales y buenas prácticas de gestión
Una cosa es lo que exige la normativa al sistema de facturación y otra lo que conviene hacer para gestionar mejor la empresa.
| Requisito normativo del sistema | Buena práctica de gestión |
|---|---|
| Garantizar la inalterabilidad de los registros | Enlazar facturas con pedidos y albaranes |
| Conservar y facilitar el acceso a los registros | Integrar facturación, contabilidad y cobros |
| Generar registros de alta y anulación | Evitar introducir los mismos datos varias veces |
| Incorporar los elementos de seguridad exigidos | Controlar márgenes y rentabilidad |
| Poder exportar los registros | Disponer de copias de seguridad y un plan de migración |
| Cumplir los requisitos del QR cuando proceda | Automatizar circuitos de aprobación |
Que una función no sea una obligación fiscal no significa que no sea importante. La integración entre pedidos, albaranes, facturas, contabilidad y cobros reduce errores y facilita el control, pero debe presentarse como una mejora operativa, no como una exigencia legal general.
Diez preguntas que conviene hacer al proveedor del software
- ¿Qué nombre y versión exacta del programa utilizamos?
- ¿Nuestra versión estará adaptada antes de la fecha que nos corresponde?
- ¿Admite VERI*FACTU, NO VERI*FACTU o ambas modalidades?
- ¿Qué actualización o cambio de versión necesitaremos?
- ¿Cómo se generarán y conservarán los registros de facturación?
- ¿Cómo se incorporará el código QR cuando resulte exigible?
- ¿Existe una declaración responsable para el producto y la versión?
- ¿Qué costes de actualización, mantenimiento o implantación habrá?
- ¿Cómo podremos exportar el histórico y los registros?
- ¿Cuál es el plan para la factura electrónica B2B y su integración con nuestro ERP?
Si el proveedor no puede responder con claridad, conviene documentar la situación y realizar una revisión más profunda antes de que se acerque la fecha límite. Podéis cambiar de partner ERP sin cambiar necesariamente de sistema.
¿Necesitáis actualizar, configurar o cambiar de software?
- El programa tiene continuidad.
- El fabricante ha publicado un plan de adaptación.
- La versión instalada puede actualizarse.
- La operativa actual sigue encajando.
- El proveedor ofrece soporte y documentación.
- El software está preparado, pero no correctamente configurado.
- Faltan permisos, circuitos o campos.
- Los usuarios desconocen las nuevas funciones.
- Existen procesos manuales innecesarios.
- La facturación está desconectada del resto del ERP.
- El programa está obsoleto.
- No existe una actualización clara.
- El desarrollador ya no mantiene el producto.
- Dependéis de una persona o proveedor sin continuidad.
- No podéis exportar la información con garantías.
- El partner actual no responde.
- El sistema no puede integrarse con los nuevos procesos.
Checklist para revisar vuestro software de facturación
- ¿Sabemos qué programa y versión utilizamos?
- ¿Conocemos la fecha que corresponde a nuestra empresa?
- ¿El proveedor ha presentado un plan de adaptación?
- ¿Sabemos si utilizaremos VERI*FACTU o NO VERI*FACTU?
- ¿El sistema generará los registros exigidos?
- ¿Incorporará el código QR cuando proceda?
- ¿Existe declaración responsable del producto y versión?
- ¿Podemos exportar los registros y la información histórica?
- ¿Tenemos copias de seguridad verificadas?
- ¿Podemos emitir y recibir facturas estructuradas?
- ¿La facturación está integrada con contabilidad y cobros?
- ¿Sabemos qué costes y trabajos serán necesarios?
Si varias respuestas son “no” o “no lo sabemos”, no significa necesariamente que debáis cambiar de ERP. Sí indica que conviene revisar la versión, el proveedor y el plan de adaptación. Podéis revisar a3ERP o valorar SAP Business One para pymes.
Lo que solemos revisar en una primera conversación
Cuando una pyme nos pregunta si su sistema está preparado, no empezamos recomendando un programa nuevo.
Primero revisamos:
- Software y versión actual.
- Número de usuarios.
- Forma de emitir facturas.
- Integración con contabilidad, ventas y cobros.
- Dependencias de otros programas.
- Estado del mantenimiento.
- Plan de actualización del fabricante.
- Acceso al histórico.
- Necesidades de factura electrónica.
- Fechas y cambios internos previstos.
Después de esa revisión se puede distinguir si hace falta actualizar, configurar, cambiar de partner o plantear una migración. Si prefieres, habla con un consultor ERP del equipo antes de decidir.
Fuentes oficiales consultadas
- Agencia Tributaria — Sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU (descripción, características y requisitos).
- Agencia Tributaria — Plazos de adaptación de los sistemas informáticos de facturación.
- Agencia Tributaria — Modalidades VERI*FACTU y NO VERI*FACTU.
- Agencia Tributaria — Contenido del registro de facturación de alta.
- BOE — Real Decreto 1007/2023 (requisitos de los sistemas de facturación).
- BOE — Real Decreto 238/2026 sobre factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales.
Este contenido tiene carácter informativo y se refiere a aspectos tecnológicos y operativos del software de facturación. No sustituye asesoramiento fiscal, contable o jurídico. La aplicación de la normativa debe revisarse según la situación concreta de cada empresa.
Preguntas frecuentes
¿VERI*FACTU es obligatorio para todas las empresas?+
No debe plantearse de esa forma. El reglamento establece requisitos para determinados sistemas informáticos de facturación y contempla dos modalidades válidas de cumplimiento: VERI*FACTU y NO VERI*FACTU. Además, existen exclusiones y casos particulares que deben revisarse según la situación fiscal de cada empresa.
¿Es obligatorio enviar todas las facturas a la AEAT?+
No en todos los casos. En VERI*FACTU se remiten los registros de facturación inmediatamente después de generarse. En NO VERI*FACTU no se exige esa remisión inmediata, pero existen requisitos adicionales de seguridad y conservación.
¿El registro de facturación es una factura electrónica?+
No. El registro de facturación contiene determinada información de la factura y elementos técnicos de seguridad, pero no constituye por sí mismo una factura electrónica.
¿Un PDF enviado por correo es una factura electrónica B2B?+
Un PDF puede ser una factura electrónica en determinados contextos generales, pero la futura obligación B2B se articula sobre facturas expedidas, transmitidas y recibidas en formato electrónico estructurado conforme al sistema previsto. Por tanto, no conviene asumir que enviar el mismo PDF por correo será suficiente para cumplir la nueva obligación entre empresas.
¿Tengo que cambiar de ERP para cumplir los nuevos requisitos?+
No necesariamente. Puede ser suficiente actualizar la versión, activar funciones, revisar la configuración o cambiar de proveedor de soporte. El cambio de ERP debería plantearse cuando el sistema no tenga continuidad, no pueda adaptarse o haya dejado de encajar con la operativa de la empresa.
¿Cómo puedo saber si mi programa está preparado?+
Solicita al proveedor información sobre la versión instalada, el calendario de actualización, las modalidades admitidas, la declaración responsable y las funciones previstas para factura electrónica. Conviene conservar esa información por escrito y contrastarla con la situación real de la empresa.
¿Cuándo debe estar adaptado el software?+
Las entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades deben adaptar sus sistemas antes del 1 de enero de 2027. El resto de obligados incluidos en el reglamento debe hacerlo antes del 1 de julio de 2027. Estas fechas corresponden a los sistemas informáticos de facturación y no deben confundirse con el calendario de factura electrónica B2B.
¿Qué ocurre si utilizamos un programa antiguo?+
Conviene comprobar si sigue mantenido, si puede actualizarse, si permite exportar la información y si el proveedor ofrece un plan claro. Cuando no existe continuidad o la empresa depende de desarrollos sin soporte, puede tener sentido valorar una migración ordenada.
¿Quién debe confirmar la situación fiscal de la empresa?+
La empresa debe revisar su caso con su asesor fiscal o jurídico. Infinito Software puede ayudar a analizar el ERP, el programa de facturación y las necesidades técnicas, pero el contenido de este artículo no sustituye asesoramiento profesional fiscal o legal.
