Elegir un ERP no debería comenzar comparando demostraciones, precios o listas de funcionalidades. Primero conviene entender cómo trabaja la empresa, qué procesos necesita conectar y qué información necesita dirección. En esta guía explicamos qué revisar antes de pedir propuestas, cómo comparar soluciones y por qué el partner puede ser tan importante como el software.
Respuesta rápida: ¿cómo elegir un ERP para una pyme?
La primera decisión no es qué software comprar, sino qué necesita controlar la empresa.
¿Cuándo necesita realmente una pyme un ERP?
Una empresa no necesita un ERP únicamente porque haya alcanzado un número determinado de empleados.
Suele tener sentido cuando la gestión empieza a requerir procesos compartidos, información fiable y coordinación entre varias áreas.
Excel ya no es suficiente
Las hojas de cálculo siguen siendo útiles, pero dejan de ser una buena base operativa cuando varias personas necesitan modificar y consultar la misma información.
Hay información duplicada
Clientes, productos, tarifas, pedidos o existencias aparecen de forma distinta en varias aplicaciones.
Existen varios departamentos
Ventas, compras, administración, almacén y dirección necesitan trabajar sobre procesos conectados.
Falta control del stock
Las existencias reales no coinciden con el sistema o resulta difícil conocer compromisos, rotación y necesidades de compra.
Los informes son manuales
Dirección depende de hojas de cálculo preparadas por una persona para conocer ventas, márgenes, tesorería o rentabilidad.
Se desconoce la rentabilidad
La empresa factura, pero no puede analizar con facilidad el margen por producto, cliente, proyecto o línea de actividad.
El software actual no evoluciona
La versión es antigua, no admite integraciones o depende de desarrollos sin continuidad.
Los procesos dependen de pocas personas
Solo una o dos personas saben cerrar, facturar, corregir errores o preparar información importante.
Estas señales no obligan automáticamente a cambiar de sistema. También pueden indicar que hace falta configurar mejor, formar a los usuarios, integrar aplicaciones o cambiar de partner. Podéis profundizar en las señales de que el ERP se ha quedado pequeño.
Siete aspectos que conviene definir antes de buscar un ERP
1. Número y tipo de usuarios
No basta con conocer el número total. Conviene identificar quién vende, compra, factura, gestiona almacenes, dirige proyectos, revisa contabilidad o consulta informes.
2. Procesos que deben conectarse
Hay que decidir qué relación debe existir entre presupuestos, pedidos, compras, albaranes, facturas, cobros, stock, proyectos y contabilidad.
3. Información que necesita dirección
El ERP debe poder responder a preguntas concretas sobre ventas, márgenes, tesorería, inventario, proyectos y desviaciones.
4. Necesidades operativas
Conviene revisar si la empresa gestiona varios almacenes, lotes, caducidades, producción, proyectos, horas, servicios recurrentes o distintas sociedades.
5. Integraciones
Es necesario identificar las conexiones con comercio electrónico, CRM, bancos, logística, fabricación, factura electrónica, business intelligence u otras aplicaciones.
6. Datos que deben migrarse
No siempre conviene trasladar todo el histórico. Hay que decidir qué maestros, saldos, documentos abiertos y datos históricos son realmente necesarios.
7. Capacidad interna para participar
La empresa debe asignar responsables, validar procesos, revisar datos, realizar pruebas y participar en la formación.
Qué funcionalidades necesita realmente la empresa
No todas las pymes necesitan todos los módulos. Incorporar funciones que no se utilizarán aumenta el coste y la complejidad del proyecto.
Contabilidad, tesorería, cobros, pagos, bancos, presupuestos e información financiera.
CRM, oportunidades, presupuestos, pedidos, tarifas, facturación y seguimiento comercial.
Solicitudes, pedidos, recepciones, facturas, costes y aprovisionamiento.
Existencias, ubicaciones, movimientos, inventarios, lotes, trazabilidad y valoración.
Horas, recursos, compras, costes, facturación, desviaciones y rentabilidad.
Materiales, órdenes, planificación, consumos, costes y seguimiento de fabricación.
Indicadores, cuadros de mando e información adaptada a dirección y responsables de área.
Conexiones con otras aplicaciones y reducción de tareas repetitivas.
La pregunta no es cuántas funciones ofrece el ERP, sino cuáles necesita la empresa y cómo quedarán configuradas.
Cuánto cuesta un ERP para una pyme
No existe un precio único.
El coste depende del número y tipo de usuarios, los módulos, la configuración, la migración, las integraciones, la infraestructura, la formación y el soporte.
| Partida | Qué puede incluir |
|---|---|
| Licencias o suscripción | Usuarios, módulos y modalidad de contratación |
| Análisis | Revisión de procesos, necesidades y alcance |
| Implantación | Configuración, parametrización y pruebas |
| Migración | Extracción, limpieza, conversión y validación de datos |
| Integraciones | Conexiones con otras aplicaciones |
| Formación | Sesiones para usuarios y responsables |
| Infraestructura | Cloud, servidores, copias y seguridad |
| Soporte | Atención posterior e incidencias |
| Evolución | Informes, automatizaciones y nuevas necesidades |
| Coste interno | Tiempo dedicado por el equipo de la empresa |
Una propuesta muy barata puede dejar fuera migración, formación, integraciones o soporte. Una propuesta más alta tampoco es automáticamente mejor. Conviene comparar alcance, responsabilidades y costes recurrentes.
El coste de mantener un sistema que ya no encaja
- Horas de trabajo manual.
- Errores de facturación.
- Diferencias de stock.
- Informes poco fiables.
- Incidencias sin resolver.
- Dependencia de personas.
- Pérdida de oportunidades.
- Falta de visibilidad para dirección.
Cómo evaluar una consultora o partner ERP
El software puede ser el mismo. La experiencia de trabajar con el partner no.
- ¿Analiza los procesos antes de enseñar el producto?
- ¿Entiende el tamaño y la complejidad de la empresa?
- ¿Quién dirigirá la implantación?
- ¿Quién atenderá después las incidencias?
- ¿Cómo se documentarán las decisiones?
- ¿Qué incluye la migración?
- ¿Cómo se organizarán las pruebas?
- ¿Qué formación recibirán los usuarios?
- ¿Qué ocurre después de la puesta en marcha?
- ¿Cómo se gestionarán las mejoras futuras?
Lo que conviene observar durante la primera conversación
Una buena primera conversación no debería centrarse únicamente en enseñar pantallas.
La consultora debería preguntar por usuarios, procesos, información, datos, herramientas actuales, problemas, fechas y responsables internos. Podéis conocer cómo trabaja Infinito Software.
Ocho errores habituales al elegir un ERP
Empezar por la demostración
Una demo genérica muestra funciones, pero no demuestra que la solución cubra los procesos de la empresa.
Elegir únicamente por precio
El precio debe compararse junto con alcance, migración, formación, soporte y evolución.
Pedir personalizaciones demasiado pronto
Antes de desarrollar conviene revisar si el proceso puede resolverse mediante configuración estándar.
No revisar los datos
Una migración puede trasladar duplicados, errores y estructuras que ya no tienen sentido.
No involucrar a los usuarios
Los responsables operativos deben participar en requisitos, pruebas y formación.
No definir un responsable interno
El proyecto necesita una persona capaz de coordinar decisiones y validaciones.
Infravalorar la formación
Un sistema correctamente configurado puede fracasar si los usuarios no entienden cómo utilizarlo.
No planificar el soporte posterior
La puesta en marcha no es el final. El ERP debe seguir evolucionando con la empresa.
ERP conocidos que puede encontrar una pyme en España
El mercado incluye soluciones con enfoques, ecosistemas y tamaños de proyecto diferentes.
Mencionar varias opciones no significa que todas sean equivalentes ni que Infinito Software las implante o mantenga.
Infinito está especializado en a3ERP y SAP Business One. Si la empresa utiliza otro sistema, la primera conversación puede servir para revisar si conviene mantenerlo, mejorar el soporte o preparar una migración.
| Solución | Cómo puede aparecer en una búsqueda o proyecto |
|---|---|
| a3ERP | ERP para pymes con necesidades de gestión, facturación, stock, proyectos o producción |
| SAP Business One | ERP para pequeñas y medianas empresas que necesitan integrar varias áreas |
| Sage 200 | Solución ERP de Sage utilizada por pymes en crecimiento |
| Microsoft Dynamics 365 Business Central | Solución de gestión empresarial de Microsoft para pequeñas y medianas empresas |
| Microsoft Dynamics NAV o Navision | Denominaciones históricas que todavía aparecen en empresas que están valorando una evolución o migración |
| Odoo | Conjunto modular de aplicaciones empresariales y ERP de código abierto |
| Cegid Ekon XRP | Solución ERP orientada a empresas medianas y distintos sectores |
| Exact Dimoni | Sistema ERP orientado al mercado español de pymes |
| Otros ERP sectoriales o desarrollos propios | Soluciones adaptadas a una actividad concreta que pueden requerir revisión de continuidad |
¿Qué ocurre si ya utilizáis otro ERP?
La empresa puede llegar a Infinito utilizando Sage, Navision, Business Central, Odoo, Cegid, Exact, un programa sectorial o un desarrollo propio.
La primera revisión puede ayudar a responder cuatro preguntas:
- ¿El sistema sigue cubriendo los procesos?
- ¿El problema está en el software o en el soporte?
- ¿Puede actualizarse o integrarse?
- ¿Tiene sentido migrar a a3ERP o SAP Business One?
Cómo comparar ERP sin fijarse únicamente en la marca
| Criterio | Pregunta que debe responder la propuesta |
|---|---|
| Encaje funcional | ¿Cubre los procesos críticos sin desarrollos innecesarios? |
| Usuarios | ¿Qué tipo de acceso necesita cada persona? |
| Datos | ¿Qué se migrará y cómo se validará? |
| Integraciones | ¿Qué aplicaciones deben conectarse? |
| Facilidad de uso | ¿Cómo trabajarán los usuarios en el día a día? |
| Escalabilidad | ¿Puede incorporar nuevas áreas, usuarios o sociedades? |
| Cumplimiento | ¿Cómo se adapta a facturación y requisitos legales? |
| Implantación | ¿Qué fases, responsables y entregables incluye? |
| Formación | ¿Qué perfiles recibirán formación? |
| Soporte | ¿Quién responderá después de la puesta en marcha? |
| Evolución | ¿Cómo se gestionarán las mejoras futuras? |
| Coste total | ¿Qué es inicial, recurrente y opcional? |
Dos propuestas solo pueden compararse correctamente cuando parten de un alcance similar.
Cuándo puede tener sentido a3ERP o SAP Business One
Infinito Software está especializado en estas dos soluciones, pero la elección debe realizarse después de revisar los procesos y el alcance del proyecto.
a3ERP puede tener sentido para pymes que necesitan centralizar contabilidad, facturación, ventas, compras, almacenes, proyectos o producción con una configuración adaptada a su operativa.
Conocer a3ERP para pymesSAP Business One puede encajar en empresas que necesitan conectar varios departamentos, integrar procesos y trabajar con una estructura preparada para crecer.
Conocer SAP Business One para pymes¿Implantar un ERP nuevo o mejorar el sistema actual?
| Situación | Posible siguiente paso |
|---|---|
| La funcionalidad existe, pero no se utiliza | Formación |
| El sistema no refleja correctamente los procesos | Parametrización |
| Faltan informes o indicadores | Mejorar reporting |
| Existen aplicaciones desconectadas | Integración |
| La versión tiene continuidad | Actualización |
| El ERP sirve, pero el soporte es insuficiente | Cambio de partner |
| El sistema no cubre procesos críticos | Valorar migración |
| El programa no tiene continuidad | Preparar sustitución |
Cuando el software funciona pero el acompañamiento no, puede tener sentido valorar un cambio de partner ERP.
Cambiar de ERP debe ser una decisión justificada por las necesidades de la empresa, no una reacción automática a una mala incidencia o una demostración atractiva.
Checklist para comparar propuestas ERP
- ¿La propuesta parte de un análisis previo?
- ¿Define procesos y alcance?
- ¿Indica el número y tipo de usuarios?
- ¿Detalla los módulos?
- ¿Explica qué datos se migrarán?
- ¿Incluye limpieza y validación?
- ¿Identifica integraciones?
- ¿Define responsabilidades?
- ¿Incluye pruebas?
- ¿Detalla la formación?
- ¿Explica el soporte posterior?
- ¿Diferencia costes iniciales y recurrentes?
- ¿Incluye planificación?
- ¿Explica cómo se gestionarán cambios?
- ¿Identifica elementos fuera de alcance?
- ¿Define criterios de aceptación?
Si dos propuestas no explican los mismos elementos, no deberían compararse únicamente por el importe final.
Qué revisamos antes de recomendar un ERP
En Infinito Software no empezamos por una demo genérica.
Primero revisamos:
- Sistema actual.
- Número y tipo de usuarios.
- Procesos principales.
- Problemas recurrentes.
- Herramientas desconectadas.
- Datos disponibles.
- Necesidades de stock, proyectos o producción.
- Información para dirección.
- Integraciones.
- Requisitos de facturación.
- Fechas internas.
- Capacidad del equipo para participar.
Después de esta revisión podemos valorar si tiene sentido implantar a3ERP, SAP Business One, mejorar el sistema actual o preparar un cambio de partner. Podéis conocer la experiencia de Mario Sánchez Ruescas o revisar los requisitos del software de facturación.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta un ERP para una pyme?+
No existe un precio único. El coste depende de usuarios, módulos, implantación, migración, integraciones, formación, infraestructura y soporte. Conviene comparar el coste total y no únicamente las licencias.
¿Cuántos usuarios justifican implantar un ERP?+
No existe un número exacto. En Infinito trabajamos especialmente con pymes de entre 5 y 25 usuarios, pero el criterio principal es la complejidad de los procesos y la necesidad de compartir información.
¿Cuánto tarda una implantación?+
Depende del alcance, los datos, las integraciones, el número de usuarios, las pruebas y la disponibilidad del equipo. Una fase inicial de análisis permite preparar una planificación realista.
¿Es mejor un ERP en la nube?+
Depende de las necesidades de acceso, infraestructura, seguridad, integraciones, mantenimiento y coste. La nube puede aportar ventajas, pero no sustituye el análisis de procesos y funcionalidades.
¿Qué datos deben migrarse?+
Conviene trasladar la información necesaria para operar y consultar el histórico relevante. No siempre es recomendable migrar todos los datos sin depurarlos.
¿Cómo se comparan dos propuestas ERP?+
Deben compararse sobre un alcance similar: usuarios, módulos, migración, integraciones, formación, soporte, plazos y responsabilidades.
¿Qué diferencia hay entre un ERP y un programa de facturación?+
Un programa de facturación se centra principalmente en emitir y gestionar facturas. Un ERP conecta la facturación con otras áreas como ventas, compras, stock, contabilidad, proyectos, producción e informes.
¿Es mejor adaptar el ERP o cambiar la forma de trabajar?+
Depende del proceso. Conviene adaptar el sistema cuando existe una necesidad real del negocio, pero evitar reproducir procedimientos antiguos que añaden complejidad sin aportar valor.
¿Qué ocurre después de la implantación?+
El ERP requiere soporte, formación, revisión de informes y evolución continua. La puesta en marcha no debería ser el final de la relación con la consultora.
¿Podéis ayudar si actualmente usamos Sage, Navision, Odoo, Cegid o Exact?+
Podemos realizar una primera valoración del punto de partida y de las necesidades de la empresa. Eso no significa que Infinito preste soporte directo sobre todos esos productos. Nuestra especialización principal es a3ERP y SAP Business One. La revisión sirve para valorar si conviene mantener el sistema actual, mejorar el soporte o preparar una migración.
¿Cuál es el mejor ERP para una pyme?+
No existe una solución universalmente mejor. La elección depende de procesos, usuarios, datos, integraciones, sector, crecimiento y capacidad de acompañamiento del partner.
